Le chemin vers la réussite d’un projet est parsemé d’embûches. Des étapes à passer, des obstacles à franchir, des process à respecter… pour qu’un projet aboutisse, il se doit d’être parfaitement gérer, de ses préceptes à sa conclusion. Voici nos 5 conseils en gestion de projet afin de mener à bien votre projet digital.
1. Définir les objectifs
Avant de vous lancer dans la longue aventure qu’est la création d’un projet digital, il vous faudra définir au préalable clairement les objectifs de ce dernier. Plusieurs contraintes seront alors à prendre en compte : le budget alloué au projet, le temps prévu à sa réalisation et les ressources à votre disposition. Ces trois critères sont communément définis comme étant le triangle des contraintes que l’on pourrait résumer ainsi : qualité, coûts, délai. Ils vous accompagneront tout au long du projet et il faudra veiller à ne jamais les négliger.
La meilleure façon de gérer un projet digital est d’impliquer tous les acteurs qui interviendront dans son développement. Organisez une réunion avec votre groupe de travail afin de définir les objectifs et les rôles de chacun. Posez-vous les bonnes questions et essayez de trouver tous ensemble les bonnes réponses. Étudiez tous les cas de figure possibles, anticipez et posez les lignes directrices de votre projet.
2. Listez les tâches et dessinez planning
Vos objectifs sont définis et les fondations de votre projet digital sont établies. Il va falloir maintenant aborder une étape cruciale pour le bon déroulement du projet : définir les tâches et établir un planning. Si cette phase est bâclée, c’est tout votre projet qui peut en pâtir. Ainsi, listez toutes les tâches possibles et imaginables pour votre projet en anticipant les besoins et ressources utiles à leur réalisation. Puis, ordonnez-les, hiérarchisez-les et établissez leur priorité. La difficulté réside surtout dans le fait de construire votre feuille de route avec logique, certaines tâches doivent être réalisées avant d’autres pour la viabilité du projet.
Une fois fait, l’étape suivante est toute aussi importante car il vous faudra planifier vos tâches en fonction des deadlines qui vous sont imposées. Et là aussi, l’anticipation sera de mise. Dans tout projet, il y a des imprévus, des retards de livraison, des changements et il sera essentiel d’agencer un planning réaliste avec une marge de manœuvre conséquente. N’hésitez pas à « prévoir large » afin de parer à toute éventualité et surtout, veillez à respecter dans la mesure du possible votre planning. Une gestion de projet réussie dépend énormément d’un planning rigoureux et savamment constitué.
3. Définir les ressources
Les bases sont là et votre projet digital est sur de bons rails. Cependant, il vous reste à définir les ressources nécessaires à votre projet : les ressources humaines et les ressources matérielles.
Les ressources humaines représentent tout simplement l’ensemble des personnes que vous aurez à votre disposition pour la réalisation dudit projet : développeurs, graphistes, ingénieurs… Il sera alors primordial de définir vos besoins humains pour chaque étape de votre projet.
La gestion des ressources humaines est une clé essentielle à la réussite d’un projet. Il faudra prendre en compte les disponibilités de chacun et le temps qu’ils peuvent vous consacrer. Certains pourront être entièrement dédiés au projet, d’autres n’auront que quelques heures à vous accorder. Congés, RTT, maladie… créez un tableau et répertoriez l’emploi du temps des ressources à votre disposition, cela vous évitera de mauvaises surprises.
En ce qui concerne les ressources matérielles, les facteurs à prendre en compte sont certes moins contraignants mais tout aussi importants. De quelles ressources matérielles aurez-vous besoin ? Possédez-vous les outils adéquats pour la réalisation de votre projet ? Ne partez pas dans la réalisation d’un projet sans connaître les ressources exploitables. Une panne informatique, un outil manquant et c’est du temps de perdu. Votre planning, voire votre projet tout entier, s’en retrouvera alors chamboulé.
4. Être agile (mais pas trop)
Pour le moment, nous avons principalement abordé l’importance de la rigueur et de la prévoyance. Il est vrai qu’un projet digital se doit d’être parfaitement encadré pour atteindre le succès. Mais le facteur humain est tout aussi important, que ce soit avec vos collaborateurs et vos clients.
Soyez agile, flexible, à l’écoute. Un membre de votre équipe pense ne pas tenir un délai ? Aménagez son planning ou allouez-lui des ressources supplémentaires. Un client vous demande une modification non-spécifié dans le cahier des charges ? Accédez à sa requête et faites preuve d’ouverture d’esprit.
Bien évidemment, il ne faut pas accepter toutes les demandes, parfois farfelues, de vos clients. Si vous optez pour un refus, expliquez les raisons et les impératifs auxquels vous devez faire face. Il faut savoir dire « non » parfois mais toujours avec diplomatie. Privilégiez le dialogue. Toujours, tout le temps et en toute circonstance.
5. Assurer le suivi de projet
Une gestion de projet efficace ne peut exister sans un encadrement implacable. Vous devrez surveiller votre projet digital tel le lait sur le feu ou comme vous le feriez avec votre neveu de 5 ans. Suivez l’avancée du projet, étape par étape, jour après jour afin de veiller à ce que tout se déroule parfaitement et ainsi parer à toute éventualité et anticiper au maximum. La gestion de projet ne réside pas seulement dans le management, elle requiert aussi une attention de tous les instants.
Cela vous permettra aussi d’être lucide et alerte. La plus grande erreur est de laisser votre projet au point mort. Faites vivre votre planning, révisez-le, améliorez-le, modifiez-le en fonction des événements et des contraintes rencontrées. Un problème, un ralentissement, une modification client ? Soyez sur le qui-vive et agissez. Si votre planning vit, votre projet aussi !
En phase finale de votre projet, n’oubliez pas la phase de recette, indispensable à la livraison d’un projet abouti. Elle est fastidieuse certes mais cette période de tests est primordiale. Qui plus est, vous pourrez évaluer la différence entre votre planning prévisionnel et le réel. Vous verrez, les différences sont souvent bluffantes !
En conclusion
La gestion de projet est indissociable au bon déroulement d’un projet et à sa réussite. Gérer un projet digital, c’est aussi gérer des hommes et faire face à de nombreuses contraintes. Pour vous aider, il existe aujourd’hui des outils comme MS Project ou BaseCampHQ.com. Mais ces programmes ne valent rien sans vous. Sans l’humain, la gestion de projet n’est rien !
Pour vos projets digitaux, faites confiance à Josh Digital. Nos chefs de projet géreront vos projets à la perfection, de leur conception à leur naissance jusqu’à leur maturité.
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